Inventory คืออะไร ? สรุปความหมายและประเภทที่คนทำธุรกิจควรรู้

Key Takeaways

• การบริหารจัดการ Inventory หรือสินค้าคงคลังอย่างเป็นระบบช่วยลดต้นทุนการเก็บรักษาและเพิ่มขีดความสามารถการแข่งขันให้ธุรกิจทุกขนาด ตั้งแต่ร้านค้าออนไลน์ขนาดเล็กไปจนถึงโรงงานผลิตสินค้าขนาดใหญ่ 
• การใช้ซอฟต์แวร์ติดตามสถานะสินค้าแบบเรียลไทม์ช่วยเพิ่มความแม่นยำในการจัดเก็บและการค้นหา ส่งผลให้กระบวนการทำงานในคลังสินค้าคล่องตัวและเป็นระเบียบมากขึ้น 
• การวิเคราะห์ข้อมูลอัตราการเข้าออกของสินค้าช่วยให้ธุรกิจคาดการณ์ความต้องการของตลาดได้อย่างแม่นยำ ป้องกันปัญหาสินค้าค้างสต๊อกหรือสินค้าขาดแคลนในช่วงเวลาสำคัญ 
• การตรวจนับสินค้าจริงหน้าคลังอย่างสม่ำเสมอร่วมกับการบันทึกข้อมูลผ่านระบบ WMS ช่วยลดความคลาดเคลื่อนของข้อมูลสต๊อกและเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กระบวนการจัดส่งสินค้า

การควบคุมต้นทุนกับการบริหารพื้นที่จัดเก็บสินค้าที่ไม่มีประสิทธิภาพ มักสร้างปัญหาเงินจมและทำให้ธุรกิจเสียโอกาสทำกำไรอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะเมื่อระบบจัดการ Inventory ขาดการบันทึกข้อมูลที่ถูกต้อง ส่งผลให้เกิดปัญหาสินค้าล้นคลังจนเสื่อมสภาพหรือสินค้าหมดสต๊อกในช่วงเวลาที่ลูกค้ามีความต้องการซื้อสูงสุด 

บทความนี้จาก Grid WMS ได้อธิบายถึงนิยามของสินค้าคงคลังอย่างละเอียด พร้อมอธิบายประเภทของสินค้าแต่ละหมวดหมู่ และวิธีการบริหารจัดการคลังสินค้าด้วยฟีเจอร์ WMS ยุคใหม่ เพื่อช่วยให้ผู้ประกอบการวางแผนการหมุนเวียนสินค้าได้อย่างถูกต้องยิ่งขึ้นค่ะ

เลือกอ่านตามหัวข้อ

• ทำความเข้าใจว่า Inventory คืออะไร ?
• หมวดหมู่ของ Inventory มีอะไรบ้าง ?
• กระบวนการบริหาร Inventory แบบครบวงจร
• ผลกระทบหากธุรกิจไม่มีระบบจัดการ Inventory ที่ดี
• เทคโนโลยีที่ช่วยให้การจัดการ Inventory สะดวกและถูกต้องมากขึ้น
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Inventory
• สรุป

ทำความเข้าใจว่า Inventory คืออะไร ?

Inventory คือสินทรัพย์หมุนเวียนในรูปแบบของสินค้า วัตถุดิบ หรือวัสดุอุปกรณ์ที่ธุรกิจถือครองไว้เพื่อรอการนำไปใช้ ผลิต หรือจัดจำหน่ายให้ลูกค้าในอนาคต การมีรายการเหล่านี้ในระบบช่วยรองรับความต้องการของตลาดที่ผันผวนและป้องกันการหยุดชะงักในกระบวนการซัพพลายเชน มูลค่าของสิ่งเหล่านี้จะถูกบันทึกอยู่ในงบแสดงฐานะการเงินในกลุ่มสินทรัพย์หมุนเวียน ซึ่งส่งผลต่อการประเมินสภาพคล่องของโรงงานอุตสาหกรรมกับร้านค้าปลีก

สินทรัพย์เหล่านี้มักอยู่ในหลายสถานะ ตั้งแต่เม็ดพลาสติกในโรงงาน ชิ้นส่วนอะไหล่เครื่องจักร จนถึงกล่องสินค้าที่วางเรียงบนชั้นวางในคลังจัดส่ง การควบคุมระบบนี้ให้มีปริมาณพอเหมาะจะช่วยรักษาสมดุลระหว่างค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษากับโอกาสในการขาย ตัวอย่างเช่น ร้านค้าอีคอมเมิร์ซที่เลือกสำรองสต็อกเผื่อขายไว้ให้พอขายได้อย่างน้อย 1-2 สัปดาห์ค่ะ

สินค้าคงคลัง คือส่วนสำคัญในระบบจัดซื้อและการผลิต

ถ้ามองในภาพรวม สินค้าคงคลัง คือส่วนสำคัญที่ต้องจัดการอย่างเป็นระบบ การเชื่อมโยงระบบบริหาร Inventory เข้ากับขั้นตอนการจัดซื้อและการจัดเตรียมวัตถุดิบจึงช่วยลดความล่าช้าในกระบวนการผลิตได้อย่างเป็นรูปธรรม ระบบจัดการคลังสินค้าทำหน้าที่เป็นตัวกลางส่งต่อข้อมูลแบบเรียลไทม์ระหว่างแผนกต่าง ๆ เพื่อให้เกิดการวางแผนงานล่วงหน้าได้อย่างถูกต้อง

• ฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing) สามารถใช้ข้อมูลปริมาณวัตถุดิบเพื่อวางแผนส่งใบสั่งซื้อล่วงหน้า 30 วัน ช่วยป้องกันการสั่งซื้อฉุกเฉินที่มีต้นทุนค่าขนส่งด่วนราคาแพง
• ฝ่ายผลิต (Production) สามารถเบิกใช้วัตถุดิบจากคลังไปป้อนเข้าสู่สายการประกอบได้ทันทีช่วยลดเวลาที่เครื่องจักรต้องหยุดรอกะทันหันให้น้อยที่สุด

ความแตกต่างระหว่างคำว่า Inventory กับ Stock

Inventory และ Stock มีความแตกต่างกันที่ขอบเขตของสินทรัพย์ โดย Inventory จะครอบคลุมตั้งแต่วัตถุดิบ ชิ้นส่วนที่อยู่ระหว่างการผลิต จนถึงอุปกรณ์สิ้นเปลืองในโรงงาน ส่วน Stock จะเน้นเฉพาะสินค้าสำเร็จรูปที่พร้อมนำออกมาจำหน่ายให้แก่ลูกค้าทันที การเข้าใจความต่างนี้ช่วยให้ฝ่ายบัญชีสามารถประเมินมูลค่าสินทรัพย์เพื่อลงบัญชีและเสียภาษีได้ถูกต้องตามมาตรฐาน (TAS 2)

รูปแบบการบริหารจัดการที่ต่างกันส่งผลต่อการวางแผนกระแสเงินสดของธุรกิจโดยตรง โรงงานผลิตสินค้าอาจต้องเน้นควบคุมปริมาณวัตถุดิบต้นน้ำเพื่อไม่ให้เงินทุนจม ขณะที่ร้านค้าปลีกออนไลน์มักโฟกัสการหมุนเวียนของสินค้าสำเร็จรูปบนชั้นวาง เพื่อรักษาสภาพคล่องทางการเงินให้หมุนเวียนได้ต่อเนื่องค่ะ

หมวดหมู่ของ Inventory มีอะไรบ้าง ?

การแบ่งหมวดหมู่ของ Inventory ช่วยให้การควบคุมปริมาณสินค้าคงคลังในแต่ละขั้นตอนมีความถูกต้องและเป็นระบบ การจัดกลุ่มที่ชัดเจนตามสถานะการทำงาน ช่วยให้แผนกจัดซื้อและแผนกผลิตประสานงานกันได้ราบรื่น เช่น โรงงานประกอบรถยนต์ขนาดใหญ่ที่แยกประเภทชิ้นส่วนอย่างชัดเจน ช่วยลดเวลาค้นหาและหยิบสินค้า (Picking) ในคลังได้ค่ะ

วัตถุดิบ (Raw Materials) สำหรับการผลิต

วัตถุดิบคือปัจจัยนำเข้าขั้นแรกที่ธุรกิจนำมาใช้ในกระบวนการผลิตเพื่อแปรสภาพเป็นสินค้าสำเร็จรูป การบริหารวัตถุดิบกลุ่มนี้อย่างเป็นระบบช่วยให้กระบวนการผลิตดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง หมดปัญหาเครื่องจักรหยุดทำงานจากการขาดแคลนชิ้นส่วน วัตถุดิบสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท เพื่อให้การจัดทำบัญชีและการจัดเก็บในระบบคลังสินค้ามีประสิทธิภาพ

• วัตถุดิบทางตรง (Direct Materials) คือส่วนประกอบหลักที่รวมเป็นเนื้อเดียวกับสินค้า เช่น ยางพาราธรรมชาติในการผลิตยางรถยนต์ หรือแผ่นเหล็กในอุตสาหกรรมประกอบถังน้ำมัน
• วัตถุดิบทางอ้อม (Indirect Materials) คือวัสดุที่ช่วยสนับสนุนการผลิตแต่ไม่ได้ปรากฏอยู่ในตัวสินค้าโดยตรง เช่น น้ำมันหล่อลื่นสำหรับเครื่องจักรกล หรือกาวปิดกล่องบรรจุภัณฑ์

การควบคุมปริมาณวัตถุดิบส่งผลต่อการคำนวณต้นทุนการผลิต โรงงานผลิตอาหารสำเร็จรูปมักกำหนดจุดสั่งซื้อ (Reorder Point) สำหรับวัตถุดิบทางตรงประเภทผักสดล่วงหน้าเพียง 3 วัน เพื่อรักษาความสดและลดอัตราสินค้าเน่าเสียในคลัง

สินค้าที่อยู่ระหว่างกระบวนการผลิต (Work in Process)

สินค้าที่อยู่ระหว่างกระบวนการผลิต หรือ Work in Process (WIP) คือ Inventory ที่ผ่านขั้นตอนการแปรสภาพเบื้องต้นแต่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์เป็นสินค้าพร้อมขาย มูลค่าของสินทรัพย์กลุ่มนี้จะรวมค่าวัตถุดิบ ค่าแรงงานทางตรง และค่าใช้จ่ายในการผลิตที่เกิดขึ้นจริง ณ ช่วงเวลานั้น เช่น โครงรถยนต์ที่ติดตั้งเครื่องยนต์แล้วแต่ยังไม่ได้ประกอบประตูรอบคันหรือพ่นสีขั้นสุดท้าย

การประเมินมูลค่าสินค้ากลุ่มนี้ช่วยให้โรงงานควบคุมต้นทุนการผลิตและระยะเวลาการผลิต (Lead Time) ได้อย่างแม่นยำ การค้างอยู่ของวัตถุดิบในจุดนี้นานเกินไปสะท้อนถึงปัญหาคอขวดในสายการผลิต ซึ่งส่งผลต่อสภาพคล่องทางการเงินโดยตรง โรงงานประกอบชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์มักจำกัดปริมาณงานระหว่างผลิตไม่ให้เกิน 3 วัน ของแผนการผลิตทั้งหมดเพื่อรักษาสมดุลต้นทุนหมุนเวียน

สินค้าสำเร็จรูปพร้อมขาย (Finished Goods)

สินค้าสำเร็จรูปพร้อมขาย หรือ Finished Goods คือสินค้าที่ผ่านกระบวนการผลิตเสร็จสมบูรณ์ร้อยเปอร์เซ็นต์และพร้อมส่งมอบให้ลูกค้า สินค้ากลุ่มนี้จัดเป็น Inventory ประเภทที่เปลี่ยนเป็นรายได้ไวที่สุด เพราะไม่ต้องเอาไปทำอะไรเพิ่มหรือประกอบใหม่แล้ว ตัวอย่างเช่น เสื้อผ้าสำเร็จรูปที่ติดป้ายราคา เครื่องใช้ไฟฟ้าในกล่องบรรจุภัณฑ์ หรืออาหารกระป๋องที่ติดฉลากพร้อมวางจำหน่ายบนชั้นวาง

การควบคุมปริมาณสินค้ากลุ่มนี้ต้องอาศัยข้อมูลคาดการณ์ยอดขายที่แม่นยำเพื่อป้องกันการเสียโอกาสทางการค้า การสต๊อกสินค้าพร้อมขายไว้มากเกินไปจะเพิ่มภาระค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและเสี่ยงต่อการเสื่อมสภาพตามอายุการใช้งาน ธุรกิจค้าปลีกมักตรวจสอบอัตราการหมุนเวียนสินค้าคงคลัง (Inventory Turnover Ratio) เพื่อรักษาสมดุลของสินค้าให้อยู่ในระดับที่สามารถจำหน่ายออกได้หมดภายใน 30 วัน ค่ะ

วัสดุอุปกรณ์สิ้นเปลือง (Supplies) ในคลังสินค้า

วัสดุอุปกรณ์สิ้นเปลืองคือสิ่งของที่ใช้สนับสนุนการดำเนินงานในคลังสินค้าและกระบวนการผลิต โดยไม่ได้กลายสภาพเป็นส่วนประกอบของสินค้าสำเร็จรูปโดยตรง สิ่งของเหล่านี้มักถูกใช้งานหมดไปในเวลาอันสั้นและต้องสั่งซื้อซ้ำอยู่เสมอ เพื่อให้กิจกรรมในซัพพลายเชนดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

การแบ่งกลุ่มสิ่งของเหล่านี้ช่วยให้ควบคุมต้นทุนได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น ของใช้ตอนแพ็กของ (Packing) และอุปกรณ์สำนักงานในคลังสินค้า เช่น เทปกาวกว้าง 2 นิ้ว กล่องกระดาษลูกฟูก พาเลทไม้ ฟิล์มยืดพันพาเลท รวมถึงน้ำมันหล่อลื่นเครื่องจักรและถุงมือผ้าสำหรับพนักงาน

การควบคุมปริมาณวัสดุกลุ่มนี้ช่วยป้องกันไม่ให้กระแสเงินสดจมไปกับสิ่งของที่ไม่สร้างรายได้ ธุรกิจส่วนใหญ่จึงมักกำหนดจุดสั่งซื้อซ้ำ (Reorder Point) ขั้นต่ำไว้ที่ 15 วัน เพื่อให้สอดคล้องกับระยะเวลาในการจัดส่ง (Lead Time) ของซัพพลายเออร์แต่ละรายค่ะ

กระบวนการบริหาร Inventory แบบครบวงจร

กระบวนการทำงานในคลังสินค้าเริ่มต้นจากการรับเข้าสินค้าและวัตถุดิบสู่พื้นที่จัดเก็บตามเอกสารใบสั่งซื้อ โดยพนักงานต้องตรวจสอบสภาพและจำนวนอย่างละเอียดทันที จากนั้นจึงนำไปจัดเก็บในตำแหน่งที่ถูกต้องตามระบบระบุพิกัด (Put-away) เพื่อความสะดวกในการหมุนเวียนสต๊อกสินค้า

ขั้นตอนการเบิกจ่ายสินค้า (Picking) ตามคำสั่งซื้อสามารถทำได้อย่างแม่นยำด้วยการสแกนบาร์โค้ดเพื่อตัดยอดออกจากระบบ WMS ทันที การทำงานที่เป็นระบบขั้นตอนนี้ช่วยลดความล่าช้าในกระบวนการจัดส่ง ธุรกิจส่วนใหญ่จึงกำหนดรหัสตำแหน่งจัดเก็บแบบ Zone Picking เพื่อแยกพื้นที่ทำงานและรักษารอบระยะเวลาเบิกจ่ายสินค้าให้สั้นที่สุดในแต่ละคำสั่งซื้อค่ะ

เป้าหมายหลักของการบริหาร Inventory

ถ้ากำลังสงสัยว่า "Inventory management คืออะไร" เป้าหมายหลักของมันคือการรักษาสมดุลระหว่างปริมาณสินค้าพร้อมขายและการตอบสนองคำสั่งซื้อของลูกค้าให้ตรงเวลา เพื่อลดปัญหาเงินจมในคลังสินค้า การบริหารจัดการที่ดีช่วยให้ธุรกิจมีปริมาณสต๊อกสินค้าที่พอดี ไม่มากเกินไปจนเงินทุนจม และไม่น้อยเกินไปจนเสียโอกาสสร้างรายได้ ร้านค้าปลีกส่วนใหญ่จะรักษาระดับการสำรองสินค้าให้อยู่ในเกณฑ์ที่พร้อมจัดส่งได้ทันที

1. การรักษาสมดุลสินค้าคงคลังเพื่อหลีกเลี่ยงภาวะสินค้าล้นคลังหรือของขาดมือในฤดูกาลขาย
2. การลดต้นทุนการจัดเก็บและดูแลรักษาวัตถุดิบที่ไม่ได้ใช้งานเป็นเวลานาน
3. การเพิ่มความแม่นยำในการระบุตำแหน่งและจำนวนสินค้าเพื่อลดระยะเวลาในกระบวนการจัดส่ง

การบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ช่วยควบคุมประสิทธิภาพของพื้นที่คลังสินค้าให้เกิดประโยชน์สูงสุด ตัวอย่างเช่น โรงงานผลิตอะไหล่ยนต์ใช้ระบบจัดการคลังสินค้า (WMS) ในการกำหนดจุดสั่งซื้อซ้ำ (Reorder Point) อัตโนมัติเมื่อจำนวนสินค้าลดลงเหลือ 100 ชิ้น เพื่อป้องกันสายการผลิตหยุดชะงักค่ะ

Inventory control คืออะไร และช่วยควบคุมปริมาณสินค้าได้อย่างไร ?

Inventory Control คือการดูแลควบคุมปริมาณสินค้าคงคลังในระดับปฏิบัติการแบบรายวัน เพื่อรักษาระดับสินค้าในคลังให้ถูกต้องและเพียงพอต่อการใช้งานจริง กระบวนการนี้เน้นความแม่นยำในการระบุตำแหน่งจัดเก็บ การตรวจนับจำนวน และการควบคุมการเข้าออกของสินค้าแต่ละรายการ (SKU) การทำงานอย่างเป็นระบบช่วยลดความสูญเสียจากการที่สินค้าหมดอายุหรือเสื่อมสภาพในคลัง

เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนกับการบริหารภาพรวม สามารถเปรียบเทียบความแตกต่างระหว่างการควบคุมและการจัดการสินค้าคงคลังได้ผ่านข้อมูลเฉพาะเหล่านี้

เจ้าหน้าที่คลังสินค้าใช้การควบคุมนี้ผ่านการติดรหัสบาร์โค้ดและสแกนสินค้าทุกครั้งที่มีการเคลื่อนย้าย การบันทึกข้อมูลแบบเรียลไทม์ช่วยให้ผู้ดูแลมองเห็นความเคลื่อนไหวของสินค้าแต่ละชิ้นได้ทันที และปรับปรุงยอดสต๊อกให้ตรงความจริงได้ทันที

ผลกระทบหากธุรกิจไม่มีระบบจัดการ Inventory ที่ดี

การปล่อยให้ระบบ Inventory ขาดการควบคุมที่มีประสิทธิภาพมักสร้างปัญหาคอขวดในกระบวนการซัพพลายเชนโดยที่เจ้าของธุรกิจไม่รู้ตัว ความไม่ชัดเจนของยอดสต๊อกทำให้ธุรกิจสูญเสียโอกาสการขายและเผชิญหน้ากับต้นทุนแฝงที่เพิ่มขึ้นทุกวัน ความผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ในคลังสินค้าสามารถลุกลามจนส่งผลกระทบต่อความน่าเชื่อถือของแบรนด์ได้โดยตรง

ปัญหาเงินทุนจม (Dead Stock) และขาดสภาพคล่อง

การปล่อยสินค้าค้างในคลังนานเกินไปทำให้เงินทุนหมุนเวียนของธุรกิจกลายสภาพเป็นสินทรัพย์ที่ขาดสภาพคล่อง สินค้าที่ขายไม่ออกหรือ Dead Stock จะกักขังเงินสดที่ควรนำไปใช้หมุนเวียนในกิจกรรมส่วนอื่น เงินทุนที่จมอยู่กับสินค้าเหล่านี้ส่งผลกระทบโดยตรงต่อความสามารถในการชำระหนี้ระยะสั้นและการจัดซื้อวัตถุดิบในรอบผลิตถัดไป

การจัดเก็บสินค้าที่ไม่มีความเคลื่อนไหวสร้างค่าใช้จ่ายแฝงด้านการดูแลรักษาเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ค่าเช่าพื้นที่คลังสินค้าและค่าประกันภัยเพิ่มขึ้นสวนทางกับมูลค่าสินค้าที่เสื่อมสภาพลงตามกาลเวลา ธุรกิจค้าปลีกกลุ่มแฟชั่นและเทคโนโลยีพบว่าสินค้าที่ค้างสต๊อกข้ามฤดูกาลขายมักสูญเสียมูลค่าทางตลาดไปมากเมื่อเปรียบเทียบกับราคาตั้งขายปกติ

วิกฤตสินค้า Overstock และ Stockout

การเผชิญวิกฤตสินค้าล้นคลัง (Overstock) และสินค้าขาดแคลน (Stockout) พร้อมกันคือสัญญาณเตือนของการบริหารคลังสินค้าที่ล้มเหลว ปัญหาสองด้านนี้บั่นทอนเสถียรภาพทางการเงินของธุรกิจในลักษณะที่แตกต่างกัน ฝั่งหนึ่งสร้างต้นทุนจมที่มองไม่เห็น ส่วนอีกฝั่งทำลายโอกาสทำกำไรไปอย่างน่าเสียดาย

ความผิดพลาดนี้จะสร้างความเสียหายรุนแรงที่สุดในช่วงเทศกาลช้อปปิ้งใหญ่ปลายปีหรือแคมเปญ 11.11 ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่ผู้ซื้อมีกำลังซื้อสูงสุด การเกิดปัญหาสินค้าหมดสต๊อกกะทันหันทำให้ธุรกิจสูญเสียยอดขายที่ควรจะได้ และส่งผลให้รายได้รวมประจำไตรมาสลดลงทันทีค่ะ

ความผิดพลาดในการหยิบสินค้า และต้นทุนการรับคืน

การหยิบสินค้า (Picking) ผิดพลาดในระบบ Inventory สร้างต้นทุนแฝงมูลค่ามหาศาลที่ซ่อนอยู่เบื้องหลังกระบวนการรับคืนสินค้าในแต่ละวัน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ครอบคลุมตั้งแต่ค่าขนส่งขากลับ ค่าบรรจุภัณฑ์ (Packing) ใหม่ ไปจนถึงแรงงานที่ต้องใช้ตรวจสอบสภาพสินค้าเพื่อนำกลับเข้าชั้นวาง การจัดส่งของผิดพลาดเพียงครั้งเดียวทำให้ต้นทุนการจัดการคลังสินค้าสูงกว่าค่าขนส่งปกติ

ความล่าช้าในการแก้ไขปัญหาและการส่งสินค้าเปลี่ยนทดแทนยังส่งผลเสียต่อความเชื่อมั่นของลูกค้าโดยตรง ผู้ซื้อสินค้าออนไลน์จำนวนมากระบุว่าจะเปลี่ยนไปซื้อสินค้าจากแบรนด์คู่แข่งทันทีหากได้รับสินค้าไม่ตรงตามคำสั่งซื้อ การควบคุมคุณภาพการจัดเตรียมสินค้าจึงเป็นจุดชี้วัดความสามารถในการทำกำไรของธุรกิจค้าปลีกในระยะยาว

เทคโนโลยีที่ช่วยให้การจัดการ Inventory สะดวกและถูกต้องมากขึ้น

การนำเทคโนโลยีมาใช้ช่วยเปลี่ยนกระบวนการจัดการ Inventory จากระบบจดมือที่ล่าช้ามาเป็นระบบอัตโนมัติที่ทำงานได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เครื่องมือดิจิทัลยุคใหม่ช่วยระบุพิกัดตำแหน่งของสิ่งของในคลังผ่านรหัสบาร์โค้ดประเภท 1D และ 2D 

ระบบเหล่านี้นำข้อมูลปริมาณสินค้าคงเหลือมาทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่นในระบบซัพพลายเชนแบบเรียลไทม์ ซอฟต์แวร์แต่ละประเภทมีฟังก์ชันที่พัฒนาขึ้นเพื่อรองรับระบบธุรกิจที่หลากหลาย เช่น ร้านค้าออนไลน์ที่มีช่องทางขายหลายแพลตฟอร์ม

ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงข้อมูลหลังบ้านของแต่ละแผนก

ระบบ ERP ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางเชื่อมโยงข้อมูล Inventory ระหว่างแผนกจัดซื้อ แผนกขาย และแผนกบัญชีเข้าด้วยกันแบบอัตโนมัติ เมื่อฝ่ายขายบันทึกคำสั่งซื้อจากลูกค้า ระบบจะตัดยอดสินค้าคงคลังทันที พร้อมส่งสัญญาณแจ้งเตือนไปยังฝ่ายจัดซื้อเพื่อเตรียมสั่งวัตถุดิบเพิ่มหากสต๊อกสินค้าลดลงถึงจุดสั่งซื้อขั้นต่ำ (Reorder Point) การทำงานร่วมกันบนฐานข้อมูลเดียวช่วยลดความล่าช้าจากการประสานงานผ่านเอกสารหรือโปรแกรมที่แยกจากกัน

ข้อมูลที่เชื่อมโยงกันนี้ช่วยให้ฝ่ายวางแผนการผลิตสามารถประเมินระยะเวลาส่งมอบสินค้า (Lead Time) ได้แม่นยำขึ้น ขณะเดียวกันฝ่ายบัญชีสามารถนำมูลค่า Inventory ไปคำนวณต้นทุนขายและจัดทำงบการเงินรายเดือนได้ทันทีโดยไม่ต้องรอตรวจนับสินค้าใหม่ทั้งหมด ตัวอย่างเช่น การใช้ซอฟต์แวร์ ERP ระบบคลาวด์ช่วยให้ทีมบริหารสามารถเรียกดูรายงานต้นทุนจมคงค้างในคลังสินค้าเพื่อประเมินกระแสเงินสดหมุนเวียนได้ทันทีค่ะ

ระบบจัดการคลังสินค้า WMS และ Cloud ช่วยติดตามสต็อกแบบเรียลไทม์

ระบบจัดการคลังสินค้า WMS บนระบบคลาวด์ช่วยให้ธุรกิจติดตามความเคลื่อนไหวของ Inventory ได้แบบวินาทีต่อวินาทีผ่านการสแกนรหัสสินค้าด้วยอุปกรณ์พกพา เจ้าหน้าที่สามารถระบุพิกัดที่เก็บและจำนวนสินค้าในคลังได้อย่างแม่นยำโดยไม่ต้องเดินหาในพื้นที่จริง เทคโนโลยีนี้ช่วยลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อนและช่วยลดโอกาสหยิบของผิด (Picking Error) ลงได้ 

การเชื่อมโยงข้อมูลผ่าน WMS Online บนระบบคลาวด์ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบสถานะสินค้าคงเหลือได้จากทุกสถานที่ตลอด 24 ชั่วโมง ระบบจะคำนวณพื้นที่จัดเก็บสินค้าเพื่อป้องกันการวางปะปนกันจนเกิดความเสียหาย คลังสินค้าออนไลน์ที่นำซอฟต์แวร์ WMS มาใช้ร่วมกับอุปกรณ์พกพาสามารถช่วยให้ทีมงานแพ็กของส่งลูกค้าได้ไวขึ้นหลายเท่าตัว

การทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างระบบหลักช่วยให้ตัดสินใจเลือกซื้อซอฟต์แวร์ได้ตรงความต้องการทำงานจริง การพิจารณาเปรียบเทียบฟังก์ชันเพื่อเลือกเครื่องมือที่สอดคล้องกับขนาดธุรกิจช่วยลดงบประมาณการติดตั้งซอฟต์แวร์ในส่วนที่เกินความจำเป็น

เปรียบเทียบก่อนเลือกระบบ : ERP MES WMS แตกต่างกันอย่างไร ? เลือกใช้ระบบไหนดีที่สุด ? 

ตารางด้านล่างนี้คือสรุปข้อแตกต่างระหว่างระบบ ERP และ WMS เพื่อให้ผู้ประกอบการเลือกใช้งานได้ตรงจุดประสงค์ที่สุดค่ะ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Inventory

ธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องมีระบบจัดการสินค้าคงคลังหรือไม่ ?

ธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องมีระบบจัดการ Inventory ตั้งแต่เริ่มต้นเพื่อป้องกันปัญหาเงินทุนจมและลดความผิดพลาดในการส่งสินค้าให้ลูกค้า การจดบันทึกด้วยกระดาษหรือสเปรดชีตทั่วไปมักก่อให้เกิดข้อผิดพลาดเรื่องยอดสูญหายเมื่อมียอดสั่งซื้อมากกว่า 50 ออเดอร์ต่อวัน ระบบ Ecommerce WMS จะช่วยอัปเดตยอดสินค้าคงเหลือบนช่องทางขายออนไลน์ต่าง ๆ แบบเรียลไทม์ทันทีที่มีคำสั่งซื้อเข้ามา

การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการข้อมูลช่วยให้ร้านค้าควบคุมกระแสเงินสดหมุนเวียนได้ดีขึ้นเนื่องจากไม่มีสินค้าค้างสต๊อกนานเกินไป (Dead Stock) ผู้ประกอบการสามารถนำข้อมูลยอดขายย้อนหลังมาวิเคราะห์เพื่อวางแผนสั่งซื้อสินค้าในรอบถัดไปได้อย่างแม่นยำ วิธีนี้ช่วยลดขั้นตอนทำงานซ้ำซ้อนในการจัดเตรียมพัสดุ และลดเวลาทำสต๊อกการ์ดในแต่ละวันลงได้

การตรวจนับสต็อกแบบ Cycle count มีข้อดีอย่างไร ?

การตรวจนับสต๊อกแบบ Cycle count ช่วยรักษาความถูกต้องของข้อมูล Inventory ได้ตลอดปีโดยไม่ต้องหยุดการทำงานของคลังสินค้า วิธีนี้คือการทยอยนับสินค้ากลุ่มย่อยหมุนเวียนกันไปในแต่ละวัน ทำให้พบความผิดพลาดและแก้ไขได้ทันทีค่ะ

• ลดเวลาและค่าใช้จ่ายจากการปิดคลังสินค้าเพื่อตรวจนับใหญ่ประจำปี ซึ่งปกติอาจต้องใช้เวลาหยุดดำเนินงานถึง 2 วันเต็ม
• เพิ่มความแม่นยำในการระบุสินค้าสูญหายหรือเสียหาย ทำให้ฝ่ายจัดซื้อวางแผนการสั่งซื้อใหม่ได้ตรงความต้องการจริง
• ช่วยให้พนักงานระบุตำแหน่งจัดวางสิ่งของในคลังสินค้าได้อย่างถูกต้อง ส่งผลให้กระบวนการแพ็กและจัดส่งสินค้าไปยังปลายทางทำได้ทันเวลา

ปัญหาคอขวดในการจัดการคลังสินค้าเกิดจากอะไร และแก้ไขได้อย่างไร ?

ปัญหาคอขวดในคลังสินค้าเกิดจากกระบวนการทำงานที่ติดขัดบางจุด ส่งผลให้การเคลื่อนย้าย Inventory ล่าช้าและสร้างต้นทุนแฝงโดยไม่จำเป็น ปัญหานี้มักสะสมจนกระทบต่อระยะเวลาการจัดส่งสินค้าไปยังปลายทาง

• สาเหตุหลักเกิดจากพื้นที่จัดวางที่ไม่เป็นระเบียบ การบันทึกข้อมูลรับเข้าล่าช้า รวมถึงพนักงานต้องใช้เวลาเดินหาสินค้านานเกินไปในแต่ละรอบคำสั่งซื้อ
• วิธีแก้ไขด้วยหลักการ ABC Analysis คือการแบ่งกลุ่มสินค้าตามความถี่การขาย โดยจัดวางกลุ่ม A ซึ่งเป็นสินค้าขายดี (Fast-moving SKU) ไว้ใกล้พื้นที่แพ็กสินค้า (Packing) เพื่อลดระยะการเดินหยิบสินค้า (Picking) ในแต่ละรอบ

สรุป

การจัดการ Inventory มีเป้าหมายสูงสุดคือการรักษาสมดุลระหว่างปริมาณสต๊อกสินค้ากับความต้องการของตลาดเพื่อลดปัญหาต้นทุนจม การแบ่งประเภทสินค้าตั้งแต่วัตถุดิบ งานระหว่างผลิต ไปจนถึงสินค้าสำเร็จรูป ช่วยให้ธุรกิจควบคุมรอบการหมุนเวียนสต๊อกได้อย่างแม่นยำ การควบคุมปริมาณที่พอดีช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บลงได้

ผู้ประกอบการควรเริ่มต้นปรับปรุงระบบจัดเก็บด้วยการเลือกใช้ระบบจัดการคลังสินค้า (WMS) ที่แสดงผลข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อลดความผิดพลาดในการทำงาน ทาง Grid WMS พร้อมให้คำปรึกษาเรื่องการเชื่อมต่อระบบเข้ากับแพลตฟอร์มขายสินค้าออนไลน์ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการส่งมอบสินค้าค่ะ